Tips voor het beter omgaan met je tijd, takenlijst en agenda

17 aug Tips voor het beter omgaan met je tijd, takenlijst en agenda

Met een steeds verder groeiende takenlijst kan het een flinke uitdaging zijn om je tijd efficiënt in te delen. Om alle taken te kunnen volbrengen ga je wellicht langer door dan je zou willen of probeer je op andere momenten – die eigenlijk voor ontspanning, sport en/of plezier bedoeld waren – de achterstanden wat in te halen. Dat kost een hoop energie en geeft onrust en chaos in je hoofd. Maar het kan anders, weet oud-manager bij Blendle en ervaringsdeskundige Rick Pastoor. Hij schreef er het boek Grip over en deelde enkele tips in het programma De wereld van Sofie op Radio 1.

“Heel herkenbaar, al die taken die je te pas en te onpas komen overvallen”, aldus Rick Pastoor in het radioprogramma. “Het is een probleem waar iedereen mee kampt, maar het is belangrijk om er wat aan te doen, we hebben ook nooit echt geleerd om onze tijd slim te beheren. […] We hebben zoveel op ons bord, de lijst groeit al maar aan, je schuift al gauw werk door naar de avond en het weekend en voor je het weet zit je thuis met een burn-out of erger. Probleem is de ‘open loop’. Je hersenen helpen je de hele tijd herinneren aan allerlei zaken die je nog moet doen: je zit aan je bureau en je moet denken aan de verbouwing van je zolder, of aan de aankomende vakantie, of aan je belastingaangifte, er schieten je voortdurend dingen te binnen die nog op de radar staan. En zolang je hersenen niet zeker weten dat daar ook echt iets mee gaat gebeuren, zal je seintjes blijven krijgen.”

“Zo kan het gebeuren dat we voor hetzelfde kleine dingetje wel tientallen keren per dag door onze hersenen worden lastig gevallen. Dan kan je er beter iets aan doen. Dat zijn dus die open loops . Op zich is dat niet slecht, zo vallen de dingen in principe niet van de wagen, maar ons leven is tegenwoordig zo complex, er is zoveel, dat kun je niet allemaal meer in je hoofd bewaren.”

Hoe we het dan beter aan kunnen pakken? “Bewaar nooit meer iets in je hoofd. Je hoofd is een werkgeheugen, geen harde schijf. We hebben eigenlijk een tweede brein nodig. Onze hersenen geven die seintjes maar die komen nooit op het juiste moment. Het is vast herkenbaar: net als je met je baas hebt gesproken, schiet je te binnen: ‘ah, ik had eigenlijk dit of dat nog moeten bespreken’. Het seintje komt te laat. We hebben een systeem nodig dat ons op het juiste moment helpt dingen te herinneren.” Volgens Pastoor kan dit ‘tweede brein’ gewoon een simpel schriftje of een app zijn. “Als het zich maar buiten je hoofd bevindt.”

En daar blijft het niet bij: “Die takenlijst is maar één onderdeel van een groter werksysteem”, legt Rick Pastoor uit. “Vóór je aan de takenlijst toekomt, begin met je agenda, want die is anders dan je to-dolijst wel degelijk eindig. Het grote voordeel van een agenda: anders dan bij een takenlijst zie je wanneer je dag volgeboekt is. Begin dus met je agenda in te richten zoals je je tijd graag wil inrichten. Dus niet door zomaar afspraken in te plannen maar ook door je werk erin af te bakenen. Bijvoorbeeld: in de voormiddag werk je aan een rapport, in de namiddag bereid je een vergadering voor.”

Op deze manier is het ook makkelijker om aan anderen te laten zien dat je dag al volgepland is, en kun je gerichter aangeven wanneer er geen ruimte meer is om extra taken op je te nemen. Pastoor: “Alle taken die meer dan een half uur tijd kosten zouden in je agenda moeten staan.” En, nog een belangrijke tip: “Als een taak klaar, kijk dan NIET eerst naar je mailbox, maar ga eerst naar je takenlijst. Zo vergeet je de takenlijst niet. Zo vermijd je dat je hersenen weer die seintjes gaan sturen.”

Het fragment van De wereld van Sofie op Radio 1 waarin Rick Pastoor te gast was, kan hier worden teruggeluisterd.